प्रश्न- सूचना प्रणाली के विभिन्न स्तरों का वर्णन कीजिए।

उत्तर-

किसी भी संगठन में सूचना हर स्तर के लिए चाहिए। सूचना की आवश्यकता को पूरा करने के लिए हर स्तर पर सूचना प्रणालियाँ होती हैं। विभिन्न स्तरों पर सूचना प्रणालियाँ निम्नलिखित होती हैं-

(1) कार्य सम्पादन प्रक्रिया प्रणाली - यह प्रणाली सूचना प्रणाली के सबसे निम्न स्तर पर होती है या हम ऐसा भी कह सकते हैं कि यह सूचना प्रणाली के सबसे निम्न स्तर पर होती है। इस स्तर पर प्रारम्भिक आँकड़े एकत्रित किये जाते हैं जिनका मनुष्य अपने हाथों या इलेक्ट्रॉनिक उपकरणों द्वारा भंडारण करता है। इन आंकड़ों या सूचना को तब सूचना प्रणाली में पहुंचाया जाता है। इस निम्न स्तर पर आँकड़ों की 'प्रोसेसिंग' लगभग शून्य होती है।

(2) कार्यालय स्वचलन प्रणाली - यह प्रणाली संगठन के विभिन्न विभागों या उप-विभागों की कार्यशीलता की हैंडलिंग या नियंत्रण करती है। उदाहरण के लिए लेखा अनुविभाग, मानव संसाधन अनुविभाग, प्रशासन अनुविभाग या विभाग। ये विभाग मानवीय प्रणाली वाले या कम्प्यूटरीकृत प्रणाली वाले हो सकते हैं। कार्य सम्पादन प्रक्रिया प्रणाली से प्राप्त आंकड़े या सूचना इस दूसरी प्रणाली में 'अदा' का कार्य करती है। इस दूसरी प्रणाली में आंकड़े या सूचना को प्रोसेस किया जाता है, वर्गीकृत किया जाता है तथा उनका भंडारण किया जाता है।

(3) प्रबन्ध प्रक्रिया प्रणाली - इसके पश्चात् प्रबन्ध प्रक्रिया प्रणाली का नम्बर आता है यह प्रक्रिया सूचना की प्रोसेसिंग करती है तथा उसका वर्गीकरण करती है। रिपोर्टों और प्रस्तुतीकरणों के रूप में प्रोसेस्ड और संक्षिप्तीकृत सूचना का प्रयोग संगठन के प्रबन्धन का उच्चतम स्तर करता है। ऐसी रिपोर्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए पॉलिसी निर्धारित करते समय निर्णय लेने में सहायता करती है।

(4) निर्णय सहायक प्रणाली - चरण 3 से प्राप्त सूचना का प्रयोग संगठन के उच्च स्तर के लोग प्रयोग करते हैं। ऐसी सूचनाएँ लक्ष्यों को प्राप्त करने में सहायता करती हैं। यह सूचना प्रणाली का उच्चतम स्तर है। चरण में 3 से प्राप्त सूचनाएँ निर्णय सहायक प्रणाली में 'अदा' का कार्य करती हैं। इस स्तर पर प्राप्त परिणाम निर्णय के प्रतिमान होते हैं। ये मॉडल प्रबन्धकों को निर्णय लेने में सहायता करते हैं।

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