प्रश्न- ट्रैवल एजेंसी की स्थापना के लिए बुनियादी आवश्यकताएं क्या हैं?

उत्तर-

ट्रैवल एजेंसी की स्थापना के लिए आवश्यकताएँ
(Requirements for Setting up the Travel Agency)

ट्रैवेल एजेंसी तभी सफल हो सकती है जब वह निम्नलिखित न्यूनतम आवश्यकताओं पूरा करे-

1. अवस्थापना एवं वित्तीय आवश्यकता (Infrastructure and financial requirement ) - इस क्षेत्र में नया व्यवसाय प्रारंभ करने के लिए पूँजी की आवश्यकता बहुत अधिक नहीं होती है। इस संबंध में आवश्यकताओं के लिए निम्नलिखित के लिए निवेश की आवश्यकता है-

(i) ऑफिस स्पेस खरीदना या किराए पर लेना,
(ii) कार्यालय फर्नीचर और साज-सज्जा,

(iii) संचार उपकरण (जैसे फैक्स, टेलीफोन, ज़ेरॉक्स, कंप्यूटर, आदि),

(iv) कर्मचारियों के लिए वेतन, और

(v) कार्यालय सामग्री (जैसे फाइलें, लेबल, प्रचार ब्रोशर, लेटरहेड, आदि)।

ट्रैवल एजेंसी व्यवसाय शुरू करने के लिए व्यवसाय योजना या परियोजना रिपोर्ट तैयार करते समय जिस महत्वपूर्ण बिंदु पर विचार किया जाना चाहिए वह एजेंसी का स्थान है। अधिकांश ट्रैवेल एजेंटों के कार्यालय बड़े शहरों में होते हैं जिनकी शाखाएँ छोटे शहरों में होती हैं। छोटे शहरों में भी लोग अपनी ट्रैवेल एजेंसियां स्थापित कर रहे हैं। ट्रैवल एजेंट उस क्षेत्र में व्यवसाय के लिए प्रतिस्पर्धा करते हैं जहां वे स्थित हैं। इसलिए, अपने कार्यालय के स्थान का निर्णय लेते समय आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि यह व्यापार या उद्योग केंद्र, संस्थानों और उनके कार्यालयों, या बहुत अधिक यात्रा करने वाले निवासियों के पड़ोस के करीब पहुंच के साथ बाजार में है। इसलिए, स्थान तय करने के लिए मौके पर कुछ सर्वेक्षणों की आवश्यकता होती है।

2. संबंधित निकाय के लिए अनुमोदन (Approval for concerning body) - एक ट्रैवल एजेंसी को व्यवसाय करने के लिए कुछ अनुमोदन की आवश्यकता होती है और इस संबंध में अंतर्राष्ट्रीय वायु परिवहन संघ (IATA) जो कि विश्वव्याप्त है, से अनुमोदन की आवश्यकता होती है। अनुसूचित एयरलाइनों का संगठन बहुत उपयोगी है। IATA ने दुनिया भर में यात्रियों और कार्गो की ढुलाई की सुविधा के लिए अंतर्राष्ट्रीय किराए और दरों और समान परिवहन दस्तावेजों (एयरलाइन टिकट और एयरवे बिल) पर काम किया है। एक IATA अनुमोदित यात्री बिक्री एजेंट एक एजेंट है जो अंतर्राष्ट्रीय हवाई यात्रा दस्तावेजों पर कमीशन प्राप्त करने में सक्षम है। यह कमीशन सिर्फ एजेंट्स को अप्रूव करने के लिए दिया जाता है। IATA अनुमोदन के लिए आवेदन करने के लिए, अपेक्षित फॉर्म भरकर एक आवेदन जमा करना होगा, और सचिव, एजेंसी जांच, और पैनल नंबर 9 (AIP9) को भेजा जाएगा। इस संबंध में निम्नलिखित पहलुओं की जाँच की जाती है-

(i) हवाई यात्री परिवहन उत्पन्न करने और खरीदने की क्षमता,
(ii) पेशेवर स्थिति, वित्तीय स्थिति,
(iii) व्यावसायिक परिसर, और
(iv) स्टाफ की क्षमता और अनुभव

3. प्रमुख विभाग एजेंसियों से मान्यता (Recognition from principal department agencies) - एक ट्रैवल एजेंसी को पर्यटन विभाग (DOT), भारत सरकार से मान्यता लेनी चाहिए और होटलों से मान्यता के साथ प्रमुख आपूर्तिकर्ताओं जैसे एयरलाइंस और भारतीय रिजर्व बैंक से लाइसेंस भी लेना चाहिए। किए गए व्यवसाय पर कमीशन अर्जित करने के लिए यह आवश्यक है।

(i) पर्यटन विभाग - भारत सरकार के पर्यटन विभाग ने ट्रैवल एजेंसी को मान्यता देने के लिए कुछ नियम निर्धारित किए हैं और यह एकमुश्त स्वीकृति देता है। यह मान्यता उन्हीं एजेंसियों को दी जाती है जो कम से कम एक साल से काम कर रही हों। भारतीय रिजर्व बैंक का लाइसेंस बैंक के पास अर्जित विदेशी मुद्रा प्राप्त करने और जमा करने के लिए एजेंसी के पास प्रतिबंधित मुद्रा परिवर्तक लाइसेंस (RLM - 3) होना चाहिए और हर पखवाड़े भारतीय रिजर्व बैंक के पास उचित रिटर्न दाखिल करना चाहिए। नियमों के अनुसार, इंडियन एयरलाइंस में विदेशी पर्यटकों के लिए डॉलर का किराया है और विदेशी मुद्रा कमाई के लिए सरकार द्वारा प्रोत्साहन दिया जाता है, इसलिए यह लाइसेंस और रिकॉर्ड आपकी विदेशी मुद्रा कमाई दर्ज करने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

(ii) होटल की मान्यता - पर्यटन विभाग द्वारा एक ट्रैवल एजेंसी को मान्यता दिए जाने के बाद, अधिकांश होटल (चाहे वे 1 - सितारा, 2 - सितारा, 3- सितारा या बजट हों) और प्रमुख होटल श्रृंखलाएँ ट्रैवल एजेंसी द्वारा संचालित व्यवसाय पर स्वचालित रूप से कमीशन देंगी। पर्यटन विभाग की मान्यता ट्रैवल एजेंसी को साख देती है। यह उद्योग में एक प्रतिष्ठा देता है और होटल आश्वस्त महसूस करते हैं कि उनके बिलों का भुगतान किया जाएगा। व्यवसाय की मात्रा के आधार पर, होटल 10% कमीशन और क्रेडिट दे सकते हैं और कभी-कभी ओवर राइडिंग कमीशन भी दे सकते हैं।

व्यापार की मात्रा को ध्यान में रखते हुए कई बार विशेष दरों पर बातचीत की जाती है। एक अच्छे यात्रा प्रबंधक को राजस्व को अधिकतम करने के लिए विशेष दरों पर बातचीत करने की कला आनी चाहिए। ट्रैवल एजेंसी को रेलवे और राज्य पर्यटन विकास निगमों द्वारा मान्यता प्राप्त करने के साथ-साथ टूर ऑपरेटरों, पर्यटन परिवहन ऑपरेटरों, पर्यटक कार्गो ऑपरेटरों आदि के साथ भी संपर्क स्थापित करना चाहिए।

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