प्रश्न- यात्रा संचालन में विभिन्न कार्यों पर विस्तृत टिप्पणी लिखिए।

उत्तर-

यात्रा संचालन में विभिन्न कार्य
(Different Functions in Travel Operation)

1. प्रश्नों को संभालना (Handling queries) - एक ट्रैवल एजेंसी के कार्यालय में कई व्यावसायिक प्रश्न होते हैं जो एक व्यक्ति को ईमेल, फैक्स और टेलीफोन के माध्यम से प्राप्त होते हैं। इन प्रश्नों से निपटने के लिए एक बहुत ही विशेष प्रशिक्षण और उत्पाद के अनुभव की आवश्यकता होती है। एक बार व्यावसायिक प्रश्न प्राप्त होने के बाद, किसी को इसे बहुत सावधानी से पढ़ने और उसके अनुसार प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है। आज की दुनिया में अधिकांश प्रश्न ईमेल के माध्यम से प्राप्त होते हैं और प्रश्न भेजने वाले के लिए समय बहुत महत्वपूर्ण होता है, दूसरा इंटरनेट के माध्यम से यात्रा का विकल्प अत्यंत विस्तृत है जो साथ - साथ प्रतिस्पर्धा को भी बढ़ाता है। इसलिए ईमेल प्रश्नों की त्वरित प्रतिक्रियाओं की अत्यधिक सराहना की जाती है और यह व्यवसाय को भी बनाए रखता है।

एक पेशेवर तरीके से प्रश्नों को हैंडल करने के लिए ग्राहक द्वारा पूछे जाने वाले गंतव्य की जानकारी, उस गंतव्य पर कई विकल्पों के साथ उपलब्ध सुविधाएं, सेवाओं की कीमतें और विशेष गंतव्य पर हैंडलिंग टीम के साथ उचित संपर्क की आवश्यकता होती है। ग्राहक / समूह के वहां पहुंचने के बाद संचालन सुचारू रूप से चलता है। यह अच्छी तरह से ध्यान रखा जाना चाहिए कि प्रश्नों का उत्तर शीघ्रता से देना है और संभावित ग्राहक को पहली बातचीत से ही यथासंभव अधिक से अधिक संतुष्ट करना है। क्लाइंट को कोई फर्जी सूचना या अनुमानित लागत नहीं दी जानी चाहिए।

2. यात्रा कार्यक्रम तैयार करना (Designing itineraries) - विभिन्न प्रकार के यात्रा प्रश्न होते है, संभावित ग्राहक आपके ब्रोशर और वेबसाइटों के माध्यम से आपके द्वारा प्रकाशित एक दौरे के लिए पूछ सकते हैं या वे अनुमानित दिनों की संख्या देकर किसी विशेष क्षेत्र के दौरे के लिए पूछ सकते हैं। वे छुट्टियों के लिए खर्च करना चाहते हैं या वे आपके संगठन से एक अनुकूलित कार्यक्रम पूछ सकते हैं। यदि दौरा कार्यक्रम तैयार नहीं किया गया है, तो क्वेरी को संभालने वाले संबंधित व्यक्ति को ग्राहकों के लिए एक व्यवहार्य यात्रा कार्यक्रम तैयार करना होगा। यात्रा कार्यक्रम एक दिन का दौरा कार्यक्रम है जिसमें संक्षेप में स्थान, आवास, दूरी और भोजन योजना का विवरण शामिल है। किसी भी प्रश्न के खिलाफ यात्रा कार्यक्रम को डिजाइन करते समय ग्राहक की खर्च करने की क्षमता को ध्यान में रखना आवश्यक है जो ग्राहक से प्रारंभिक प्रश्न को हैंडल करते समय पूछा जा सकता है या ब्यवसाय, पिछले यात्रा इतिहास और संभावित ग्राहक के स्थान से आंका जा सकता है यदि उन्हें अपने बजट का उल्लेख करने में कोई दिलचस्पी नहीं है। आमतौर पर आज शायद ही कोई ऐसी जगह होगी जहां की खोज न की गई हो और सभी क्षेत्रों का विवरण इंटरनेट पर उपलब्ध कई वेबसाइटों में अच्छी तरह से उल्लेख किया गया हो और यह भी काफी महत्वपूर्ण है कि यात्रा सलाहकार अपने आप में एक बहुत अच्छा यात्री होना चाहिए क्योंकि यदि उत्पाद सलाहकार द्वारा स्वयं अनुभव किया जाता है, उसके लिए कार्यक्रम को डिजाइन करना और उसके लिए सर्वोत्तम मूल्य निर्धारित करना बहुत आसान होगा।

3. कोटेशन भेजना (Sending quotations) - ट्रैवेल एजेंसी व्यवसाय में यात्रा पूर्व संचालन का यह तीसरा चरण होगा। एक बार यात्रा कार्यक्रम को अंतिम रूप देने के बाद सलाहकार / कार्यकारी या फाइल हैंडलर से क्लाइंट को अंतिम कोटेशन भेजने की उम्मीद की जाती है। पैकेज के कोटेशन में यात्रा के दौरान उड़ान, रेलवे, भूतल परिवहन (कार्यक्रम के अनुसार जो भी लागू हो); आवास और दर्शनीय स्थलों की कीमतें शामिल हैं। यदि दौरे के दौरान स्मारकों का दौरा किया जाना है, तो इसे भी अंतिम रूप दिया जाना चाहिए क्योंकि ग्राहक / समूह सीधे प्रवेश शुल्क का भुगतान करेंगे या इसे दौरे की कीमत में शामिल किया जाना चाहिए। आम तौर पर आवास की कीमतें महाद्वीपीय योजना के आधार पर शामिल की जाती हैं जिसमें कमरा और नाश्ता शामिल होता है लेकिन एक गंतव्य प्रबंधन कंपनी को अपने विदेशी एजेंटों के ब्रोशर कार्यक्रमों का पालन करना पड़ता है और यदि कोई अन्य भोजन समूह दौरे पर शामिल पाया जाता है, तो कोटेशन भेजते समय इसे शामिल करना होगा। यदि क्वेरी FIT या किसी व्यक्ति द्वारा भेजी जाती है, तो टेलर यात्रा कार्यक्रम पैकेज की लागत में भोजन जोड़ते समय ग्राहक के निर्देशों का पालन करेंगे। कोटेशन का दूसरा आवश्यक पहलू आपका मार्क-अप या उस विशेष पैकेज पर लाभ का हिस्सा है। लाभ का हिस्सा या मार्क अप आम तौर पर सेवाओं के शुद्ध मूल्य में शामिल होता है, जबकि ट्रैवल एजेंसियों के पास अपने परिचालन सर्किट पर होटलों / ट्रांसपोर्टरों से विशेष कीमतें होती हैं जो रैक दरों से बिल्कुल कम होती हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कोटेशन प्रतिस्पर्धी होने चाहिए इसलिए व्यवसाय आपके पास रहना चाहिए। यह वर्ल्ड वाइड वेब का समय है जिसके कई फायदे भी हैं और खतरे भी खतरों से बचने के लिए यात्रा एजेंसियों ने 'गतिशील पैकेजिंग' की तकनीक को यात्रा प्रौद्योगिकी के एक बहुत मजबूत उपकरण के रूप में विकसित किया है।

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