प्रश्न- व्यावसायिक सम्प्रेषण में प्रौद्योगिकी की भूमिका, प्रभावों तथा लाभों का वर्णन कीजिए।

उत्तर -

प्रौद्योगिकी से व्यावसायिक सम्प्रेषण में सुधार होता है। प्रत्येक व्यावसायिक संस्था सम्प्रेषण के लिए प्रौद्योगिकी के विभिन्न पहलुओं जैसे ई-मेल, इन्स्टेन्ट मैसेजिंग, व्यावसायिक फोन, स्काइप, वीडियो कान्फ्रेसिंग प्रौद्योगिकी, इत्यादि पर विश्वास करता है। यदि सम्प्रेषण में बाधा आती है तो इससे व्यवसायों तथा कर्मचारियों का नुकसान हो सकता है।

प्रौद्योगिकी ने आधुनिक जीवन को कई तरह से, विशेष रूप से कार्यस्थल को बदलकर रख दिया है। कम्प्यूटर, इलेक्ट्रॉनिक वस्तुओं के लघु रूपान्तरण तथा वॉयरलेस सम्प्रेषण के विकास ने व्यावसायिक विश्व को बहुत बड़े स्तर पर परिवर्तित किया है। व्यावसायिक सम्प्रेषण के क्षेत्र में प्रौद्योगिकी के कारण बहुत अधिक उन्नति हुई है।

1. सम्प्रेषण के क्षेत्र में सर्वप्रमुख आविष्कारों में सैल्यूटर फोन आता है। आज कर्मचारियों तक कभी भी पहुँचा जा सकता है चाहे वे कहीं पर भी हो। गैर-कार्यसमय के दौरान भी उनसे सम्पर्क किया जा सकता है। स्मार्टफोन ने व्यावसायिक गतिविधियों के प्रकारों को बहुत अधिक विस्तृत कर दिया है। व्यवसायी द्वारा अपने कार्यालय से बाहर रहते भी लेनदेन किया जा सकता है।

2. अब कम्प्यूटर अलग-अलग आकारों में आते हैं। उदाहरण के तौर पर, टेबलेट से लैपटाप की तरह कार्य किया जा सकता है। टेबलेट वॉयरलेस क्षमता से युक्त होते हैं तथा ये मोबाइल सम्प्रेषण के लक्षण से युक्त होते हैं। ये एक बड़े सेल फोन की तरह होते हैं। टेबलेट शाब्दिक, टेक्स्ट एवं इमेज सम्प्रेषण की सुविधा देते हैं।

3. हाई-स्पीड डेटा कनेक्शन से टेलीकॉन्फ्रेसिंग वर्क्युअल मीटिंग की जा सकती है, इनमें दृश्य- श्रव्य सुविधाएँ होती हैं। टेलीकॉन्फ्रेसिंग से धन की बहुत अधिक बचत होती है।

4. वर्च्यूअल व्हाइटबोर्ड के उपयोग से दूरस्थ उपयोगकर्ता इस प्रकार परस्पर क्रिया कर सकते हैं मानो कि वे एक ही मेज के आस-पास बैठे हों, इससे वर्चुअल कार्यस्थल की संभावनाएँ बढ़ती हैं।

5. संस्था में कर्मचारियों द्वारा डॉक्यूमेन्ट एवं इमेज स्कैनर से शीघ्र ही कागजी कृतियों, योजनाओं, रेखाचित्रों एवं फोटो को इलेक्ट्रॉनिक फाइलों में बदला जा सकता है। प्रपत्रों को स्टोर करके रखा जा सकता है तथा सम्प्रेषित किया जा सकता है।

6. कर्मचारियों द्वारा इन्टरनेट पर सेकेण्डों में फाइलों को स्केन करके भेजा जा सकता है।

7. आर्कीटेक्चर फर्म द्वारा प्लान को अद्यतन किया जा सकता है, इसे क्लाइन्ट के पास भेजा जा सकता है, परिवर्तनों को प्राप्त किया जा सकता है तथा वांछित बदलाव किये जा सकते हैं।

8. रेडियो फ्रीक्वेन्सी एटेन्टीफिकेशन ने व्यावसायिक लॉजिस्टिक के क्षेत्र को बदला है तथा अन्य व्यावसायिक सम्प्रेषण उन्नति में योगदान दिया है।

व्यावसायिक सम्प्रेषण में प्रौद्योगिकी के लाभ निम्नलिखित हैं-

1. वित्तीय बचतें (Financial Savings) - यह व्यावसायिक सम्प्रेषण में प्रौद्योगिकी के उन्नय का सबसे बड़ा लाभ है। जिसमें कि पहले ज्यादा धनराशि व्यय होती थी उसे अब एक बटन को छूते ही सम्प्रेषित किया जा सकता है। वॉयस ऑफ इन्टरनेट प्रोटोकॉल (VOIP) प्रौद्योगिकी के पहले लम्बी दूरी तक टेलीफोन से बातचीत करना एक व्ययसाध्य कार्य या परन्तु वर्तमान वॉयस ऑफ इन्टरनेट प्रोटोकॉल तथा सैल्यूलर टेलीफोन प्रौद्योगिकी ने स्थानीय एवं लम्बी दूरी की कॉल के लिए एक समान दरें निर्धारित की हैं। पहले पत्रों अथवा प्रपत्रों को एक स्थान से दूसरे स्थान पर भेजने के लिए संदेशवाहक अथवा डाक व्यवस्था की मदद ली जाती थी। परन्तु अब ई-मेल से हार्ड कॉपी को भेजा जा सकता है। इसके अलावा बहुत सी ई-मेल सेवाएँ मुफ्त में भी उपलब्ध होती है।

2. गति (Speed) - सम्प्रेषण प्रौद्योगिकी ने संचार की गति को बढ़ाया है जिससे व्यवसाय के कार्यों को जल्दी निपटाया जा सकता है तथा कम समय में ज्यादा व्यावसायिक कार्य किए जा सकते हैं। यह विशेष रूप से उन फर्मों के लिए लाभकारी होता है जो ऐसे ग्राहकों के साथ लेनदेन करती है जो कि फर्म के स्थान से दूर होते हैं।

फर्म से सम्बन्धित पार्टियाँ अपने स्थानों से ही व्यावसायिक संस्थान से टेलीफोन तथा वीडियो कॉन्फ्रेसिंग प्रौद्योगिकी का उपयोग करके बातचीत कर सकती है।

3. विशिष्टीकृत रोजगार (Specialized Employment) - व्यावसायिक सम्प्रेषण में प्रौद्योगिकी के उपयोग ने कई प्रकार के ऐसे जॉब उत्पन्न किए हैं जो पहले कभी नहीं थे। नए सूचना प्रौद्योगिकी उपकरणों को स्थापित करने, संचालित करने तथा रखरखाव करने के लिए कुशल पेशेवरों की जरूरत होती है।

4. अन्य लाभ (Other Benefits) - उपरोक्त के अलावा सम्प्रेषण में प्रौद्योगिकी के निम्नलिखित भी कुछ लाभ होते हैं -

(i) रियल टाइम में लोगों के साथ बातचीत करना संभव होता है।
(ii) दूरस्थ कार्यरत श्रमिकों के साथ संचार करना आसान होता है।
(iii) सुरक्षा में वृद्धि होती है। स्मार्टफोन, टेबलेट एवं एप्पल कम्प्यूटरों में सुरक्षा सॉफ्टवेयर होता
(iv) प्रौद्योगिकी का उपयोग व्यापक ग्राहक सम्बन्ध आधार सृजित करने के लिए किया जाता है।

व्यावसायिक सम्प्रेषण पर प्रौद्योगिकी के प्रभावों को निम्नलिखित रूप में समझाया जा सकता है

सकारात्मक प्रभाव (Positive Effects) -

1. संगठन के भीतर एवं बाहर सूचनाओं का प्रसारण पहले की अपेक्षा तेजी से एवं आसानी से होता है।
2. व्यावसायिक एप्स सम्प्रेषण की ज्यादा लाइनें खोली है। स्लेक, बेसकैम्प, राइक आदि एप्स / प्लेटफॉर्म आसानी से संचार करने की अनुमति देते हैं।
3. ई-मेल के माध्यम से सीधा पत्र-व्यवहार किया जाता है।
4. आटोमेटेड वॉयस रेस्पॉन्स सिस्टम ग्राहक सेवा देता है, ऐसी सेवा तब देता है जब कर्मचारीगण अन्य कार्यों पर लगे होते हैं।
5. आर्टीफिशियल इन्टेलीजेन्स से विपणन में सुविधा एवं सुधार होता है।

नकारात्मक प्रभाव -

1. सूचना की आसान पहुँच वाली जीवन-शैली से सदैव जुड़े रहने के कारण दीर्घकाल में उत्पादकता घट जाती है।
2. बहुत से कर्मचारी दैनिक प्रगति के कार्यों से कभी भी छुटाकारा नहीं पाते तथा वे सदैव ई-मेल चेक करने अथवा स्टेटस को अद्यतन करने में लगे रहते हैं। इससे उन पर ज्यादा दबाव पड़ता है तथा बीमारियाँ बढ़ती हैं।
3. व्यवसायी अपने कार्यालय के बाहर के व्यक्तियों से बहुत कम सम्पर्क में रहता है। इससे परस्पर सम्पर्क का अभाव होता है।

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