अध्याय - 6

संगठन के सिद्धान्त

(Theories of Organisation).

प्रश्न- पदसोपान प्रणाली के गुण व दोष बताते हुए इसका मूल्यांकन कीजिए।

सम्बन्धित लघु / अति लघु उत्तरीय प्रश्न
1. पदसोपान प्रणाली के चार प्रमुख गुण बताइए।
2. पदसोपान प्रणाली के प्रमुख दोष क्या हैं?
3. पदसोपान प्रणाली का संक्षिप्त मूल्यांकन कीजिए।

उत्तर -

पदसोपान प्रणाली संगठन का एक सर्वव्यापी महत्वपूर्ण सिद्धान्त है। इसका प्रत्येक सभी प्रकार के संगठनों में किया जाता है। जैसाकि डा. एम. पी. शर्मा लिखते हैं कि - "यह एक धागा है जिसके द्वारा विभिन्न हिस्से एक साथ सिले जाते हैं। अतः पदसोपान एक लाभदायक प्रणाली है परन्तु साथ ही साथ इसके कई दोष भी हैं। पदसोपान प्रणाली के प्रमुख गुण-दोषों की विवेचना करते हुए इसका मूल्यांकन निम्नांकित शीर्षकों के अंतर्गत किया जा सकता है -

पदसोपान प्रणाली के गुण - पदसोपान प्रणाली के गुणों का उल्लेख करते हुए 'साइमन' स्मिथबर्ग और थाम्पसन' के अनुसार "पदसोपान सुविधाजनक है, उद्देश्यों का कार्य विभाजन द्वारा प्राप्त करवाता है तथा मतभेदों को दूर करके संगठन में सामंजस्य करता है।"

वस्तुतः विचारकों द्वारा पदसोपान प्रणाली के निम्नलिखित गुण बताए जाते हैं-

1. आदेश की एकता सिद्धान्त का पालन - इस सिद्धान्त का सर्वाधिक महत्वपूर्ण गुण यह है कि इसमें आदेश की एकता के सिद्धान्त को अपनाया जाता है। प्रत्येक व्यक्ति को इस बात की जानकारी रहती है कि उसका तत्कालीन उच्च अधिकारी कौन है, जिसकी आज्ञा का उसे पालन करना है। प्रत्येक कर्मचारी केवल एक ही व्यक्ति के अधीन रहकर कार्य करता है और उसी के प्रति उत्तरदायी रहता है। इससे संगठन का कार्य सुचारु रूप से चलता है।

2. नेतृत्व का निर्धारण - संगठन को पदसोपान द्वारा भिन्न-भिन्न स्तरों में विभाजित करके यह निश्चित कर दिया जाता है कि कौन किसका नेतृत्व करेगा तथा निर्णयों के लिए कौन उत्तरदायी होगा।

3. समग्रीकरण - पदसोपान से संगठन की इकाइयाँ परस्पर एकीकृत और सुसम्बद्ध रहती हैं। इस प्रकार इसमें एक समग्रीकरण पाया जाता है।

4. उचित मार्ग द्वारा कार्य - इसके द्वारा प्रशासन और कार्यालयीन पद्धति के महत्वपूर्ण सिद्धान्त 'उचित मार्ग द्वारा' (Through Proper Channel) का विकास हुआ है। इस पद्धति में प्रत्येक मामला हर स्तर में से गुजरता हुआ ऊपर तक पहुँचता है। इसका सबसे बड़ा लाभ यह है कि इससे उच्च अधिकारियों के बहुमूल्य समय की बड़ी बचत होती है।

5. उत्तरदायित्व का प्रत्यायोजन - इस प्रक्रिया द्वारा उच्च अधिकारी अपने अधीनस्थ कर्मचारियों को अपनी कुछ शक्तियाँ हस्तान्तरित अथवा प्रत्यायोजित कर देता है। इसे सत्ता का प्रत्यायोजन कहते हैं। इससे सत्ता का विकेन्द्रीकरण हो जाता है और निचले स्तरों पर आवश्यक कार्य किए जाने से सर्वोच्च पदाधिकारी का कार्यभार बहुत हल्का हो जाता है, वह अधिक दक्षतापूर्वक अपने संगठन का संचालन कर सकता है।

6. प्रशासन में सूचना माध्यम का कार्य - इसके अंतर्गत प्रशासन के संगठन की विभिन्न सोपानें सूचना माध्यम के रूप में कार्य करती हैं। इसके द्वारा ऊपर से नीचे तथा नीचे से ऊपर की ओर संसार का मार्ग प्रशस्त किया जाता है। इसके द्वारा प्रत्येक कर्मचारी को यह मालूम हो जाता है कि उसको अपने कार्यों में किस प्रकार आगे बढना चाहिए।

7. समन्वय - यह सिद्धान्त समूचे विभाग की कार्यवाहियों में समन्वय स्थापित करने में सफल होता है। चूँकि सत्ता के अंतिम सूत्र शिखर के अधिकारी के पास रहते हैं, इसलिए वह विभाग की विभिन्न शाखाओं की गतिविधियों में तालमेल बैठा सकता है।

पदसोपान पद्धति के दोष - पदसोपान पद्धति के तमाम गुणों के साथ-साथ इसमें कई दोष भी पाए जाते हैं। इनमें से कुछ प्रमुख दोष निम्नलिखित हैं-

1. कार्य में विलम्ब - इस पद्धति का सबसे बड़ा दोष यह है कि इसमें कार्य में विलम्ब होता है। इसमें प्रत्येक पत्रावली को हर स्तर के अधिकारियों के माध्यम से होकर गुजरना होता है, प्रत्येक अधिकारी के यहाँ पत्रावली पर आवश्यक कार्यवाही करने में कुछ समय लगता है। अतः इस पद्धति में निर्णय लेने में काफी देर लग जाती है।

2. लालफीताशाही व नौकरशाही को बढ़ावा - पदसोपान पद्धति का एक प्रमुख दोष यह है कि इससे प्रशासन में लालफीताशाही एवं नौकरशाही जैसी विकृतियों को बढ़ावा मिलता है। अधिकारी व कर्मचारी फाइल के उचित माध्यम से आने का हवाला देकर अनुदार व कठोर रवैया अपनाने लगते हैं।

3. औपचारिकता को बढ़ावा - पदसोपान पद्धति का एक बड़ा दोष यह भी है कि इसमें अति- औपचारिकता का समावेश होता है। इसके कारण प्रशासन की प्रवृत्ति मानवीय न होकर कठोर हो जाती है। इससे सौहार्दपूर्ण मानवीय व संवेदनपूर्ण सम्बन्धों का विकास नहीं हो पाता। प्रत्येक मामले पर तभी विचार किया जाता है और आवश्यक कार्यवाही की जाती है जब वह 'उचित माध्यम' से उच्च अधिकारी के समक्ष प्रस्तुत किया जाए। इस अति औपचारिक प्रवृत्ति के चलते विभिन्न समस्याओं के तत्काल विस्तारण में अनावश्यक रूप से विलम्ब होता है।

4. भ्रष्टाचार व कर्त्तव्यविमुखता को बढ़ावा - पदसोपान पद्धति को एक अन्य प्रमुख दोष यह है कि इसमें भ्रष्टाचार को आसानी से बढ़ावा मिल जाता है। अधिकारी व कर्मचारी औपचारिकता व उचित मार्ग का हवाला देकर आसानी से अपने कर्त्तव्यों से इतिश्री कर लेते हैं। व्यक्ति औपचारिकताओं के जाल से बचने के लिए रिश्वत व प्रलोभन का प्रयोग करने लगता है और इस प्रकार भ्रष्टाचार आसानी से पनपने लगता है।

पदसोपान पद्धति का मूल्यांकन - पदसोपान पद्धति के गुण-दोषों के आधार पर हमें इसके दोनों पक्ष दिखाई पड़ते हैं। इसके सकारात्मक पक्ष में हम देखते हैं कि पदसोपानीय सिद्धान्त संगठन के निर्माण की सुसम्बद्ध व्यवस्था प्रदान करता है। इसमें सत्ता और उत्तरदायित्व का स्पष्ट निर्धारण रहता है जोकि संगठनात्मक कार्यप्रणाली को सुविधाजनक बना देता है। यह संगठन में कार्य विकासन करने और विभिन्न कार्यों को एकीकृत करने का उचित उपाय है। इस पद्धति में किसी भी 'पद' की अवहेलना की सम्भावनाएँ नगण्य होती हैं।

वहीं दूसरी ओर पदसोपानीय पद्धति का नकारात्मक पक्ष भी दिखाई पड़ता है। पदसोपानीय पद्धति में 'उचित मार्ग का नियम कार्यों में आनावश्यक विलम्ब उत्पन्न करता है। इससे प्रशासन में अति- औपचारिकता उत्पन्न हो जाती है, जोकि लालफीताशाही व नौकरशाही को जन्म देती है। इसी प्रकार पदसोपान पद्धति में अधिकारी संगठन व उसके उद्देश्यों की बजाय अपने पद और अधिकारों को अधिक महत्व देने लगते हैं। यह प्रवृत्ति कार्य प्रवाह में अवरुद्धता उत्पन्न करती है। पदसोपान पद्धति में केन्द्रीकृत सत्ता का विस्तार की पाया जाता है, जिससे निचले स्तरों पर स्थित अधिकारी वर्ग में निराशा पनपने लगती है। इस प्रकार पदसोपान पद्धति के तमाम् सकारात्मक प्रभाव दृष्टिगोचर होते हैं।

अन्ततः दोनों पक्षों पर दृष्टिपात् करते हुए यह कहा जा सकता है कि पदसोपान पद्धति के यदि लाभ हैं तो नुकसान भी हैं। अतः यदि विभिन्न सुधारात्मक उपायों द्वारा इसके नकारात्मक पक्षों व दोषों को समाप्त किया जा सके तो निःसन्देह यह संगठन की श्रेष्ठ प्रणाली सिद्ध हो सकती है।

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