|
बी काम - एम काम >> बीकाम सेमेस्टर-1 व्यावसायिक सम्प्रेषण बीकाम सेमेस्टर-1 व्यावसायिक सम्प्रेषणसरल प्रश्नोत्तर समूह
|
5 पाठक हैं |
||||||
बीकाम सेमेस्टर-1 व्यावसायिक सम्प्रेषण
प्रश्न- ज्ञापन क्या है? कार्यालय ज्ञापन से आप क्या समझते हैं? इसके नियम बताइये।
उत्तर -
ज्ञापन
(Memo)
ज्ञापन (memo) शब्द मेमोरेण्डम (memorandum) शब्द का लघु रूप है। अंग्रेजी भाषा का शब्द 'मेमोरेण्डम' लैटिन भाषा के शब्द 'मेमोरेयर' (memorare) से बना है तथा यह धीरे-धीरे मेमोरेण्डस (memorandus) जिसका अर्थ है 'ध्यान देने योग्य' में बदल गया। ज्ञापन एक लिखित कथन होता है जिसे किसी विशेष विषय पर किसी व्यक्ति, समिति आदि को सूचना देने हेतु विशेषतया तैयार किया जाता है। यह एक संक्षिप्त कार्यालयी नोट की भाँति होता है जिसे एक या कई व्यक्तियों विशेष रूप से जो आपके साथ कार्य करते हैं के लिए लिखा जाता है।
ज्ञापन के द्वारा साथी कर्मचारी एक-दूसरे को सूचना देते हैं। इसके माध्यम से कर्मचारी अपने अनुरोधों, निर्देशों, कार्यवाहियों के सुझावों का सम्प्रेषण करते हैं। आन्तरिक पत्राचार हेतु ज्ञापन का उपयोग होता है। ज्ञापन या तो एक व्यक्ति के लिए हो सकता है या परिपत्र की तरह कई व्यक्तियों के लिए हो सकता है।
ज्ञापन एक लिखित सम्प्रेषण का रूप है, परन्तु यह एक पत्र नहीं होता। इसलिए इसका प्रारूप भी पत्र से भिन्न होता है। ज्ञापन के लिए कम्पनियों के पास प्रायः छपी हुई ज्ञापन शीटें होती हैं जिन पर कम्पनी का नाम तथा विभाग या खण्ड का नाम लिखा रहता है। जिस प्रकार एक अच्छे पत्र को लिखने के लिए उचित नियोजन आवश्यक होता है उसी प्रकार एक अच्छा ज्ञापन उचित नियोजन के द्वारा ही तैयार किया जा सकता है।
(Objective of Memo)
साधारण तौर पर मीमो के प्रयोग करने के उद्देश्य निम्नलिखित हैं -
(1) सामाजिक रिपोर्ट भेजने के लिये - दैनिक, साप्ताहिक, मासिक, वार्षिक क्रियाकलापों जो संगठन के अंग हैं उनकी रिपोर्ट भेजने के लिये मीमो का प्रयोग किया जाता है।
(2) संगठन में सम्प्रेषण में हुये विशेष परिवर्तनों के लिये - मीमो का उद्देश्य संगठन में हुये विशेष परिवर्तनों की सूचना का अपडाउन डाउनअप भेजने के लिये किया जाता है। मीमो के द्वारा परिवर्तन की सूचना शीघ्रता से सम्पन्न होती है।
(3) सामाजिक व नियमित संदेशों को भेजने के लिये - मीमो का उद्देश्य समय-समय पर व नियमित संदेशों को भेजने के लिये किया जाता है।
(4) फोन पर लिये गये फैसलों को पक्का करने के लिये - कुछ सूचना व संदेश जिसका निर्णय फोन पर लिया जाता है उन निर्णयों को पक्का करने के लिये एक मीमो तैयार किया जाता है जिसे संगठन के सभी विभागों व अधिकारियों को प्रेषित किया जाता है।
(5) संगठन के स्टाफ को सलाह देने के लिये - मीमो संगठन के स्टॉफ का कब और क्या तथा कैसे प्रयोग करना है, सलाह देने के लिये भी प्रयोग किया जाता है।
(6) किसी विषय पर काम में गलती होने पर पूछताछ करने के लिये - मीमो को किसी भी विषय में काम की गलती होने पर तैयार करके पूछताछ के लिये संगठन में प्रेषित किया जाता है।
(Meaning of Office Memorandom)
सामान्य रूप से ज्ञापन का प्रयोग उस समय होता है जब विषय-वस्तु विशेष महत्वपूर्ण नहीं होती है।
सरकार के एक मन्त्रालय से अन्य मंत्रालय को दिया जाने वाला ज्ञापन कार्यालय ज्ञापन होता है। यह दो भिन्न मंत्रालयों के बीच पत्र-व्यवहार हेतु होता है। इस प्रकार यह शासकीय पत्राचार का एक प्रारूप होता है।
शासकीय पत्राचार में कार्यालय ज्ञापन का उपयोग निम्नलिखित कार्यों हेतु होता है :
1. केन्द्रीय सरकार के मंत्रालयों के बीच पत्राचार के लिए।
2. पत्रों की प्राप्ति को स्वीकृति हेतु।
3. आवेदनों आदि के प्रत्युत्तर के सम्बन्ध में।
4. अधीनस्थ अधिकारियों को सूचित करने हेतु।
(Rules of Office Memorandum)
कार्यालय ज्ञापन के निम्नलिखित नियम होते हैं :
1. वाक्यों को अन्य पुरुष में लिखना (Writing of Sentence in Third Person) - कार्यालय ज्ञापन में वाक्यों को अन्य पुरुष में बनाया जाता है।
2. सम्बोधन वाक्य एवं स्वनिर्देश वाक्य का न होना (Neither Exclamation Clause nor Complimentary Clause) - कार्यालय ज्ञापन में कोई सम्बोधन एवं स्वनिर्देश नहीं रहता है।
3. एक अनुच्छेद (Single Paragraph ) - प्राय: ज्ञापन में एक ही अनुच्छेद होता है।
4. हस्ताक्षरित (Signature) - ज्ञापन पर दायीं तरफ प्रेषणकर्ता द्वारा हस्ताक्षर किये जाते हैं। इस पर कनिष्ठ अधिकारी या वरिष्ठ लिपिक अपने हस्ताक्षर करता है।
ज्ञापन में मंत्रालय का नाम पृष्ठ में नीचे दाहिने ओर लिखा जाता है।
|
|||||
अन्य पुस्तकें
