प्रश्न- डेटाबेस की प्ररचना करने में उठाये जाने वाले विभिन्न कदमों को समझाइये।

उत्तर -

डेटाबेस की प्ररचना करने में उठाए जाने वालें कदम निम्नलिखित है :

1. डाटाबेस का प्रयोजन निर्धारित करना ( Designing the Purpose of Database ) - डाटाबेस की प्ररचना करने में उठाया जाने वाला प्रथम कदम इसके प्रयोजन को तय करना होता है तथा यह तय करना होता है कि इसका उपयोग किस प्रकार किया जायेगा। प्ररचनाकर्ता को यह जानना चाहिए कि डाटाबेस से कौन-सी सूचनाएँ चाहिए।

2. तालिकाओं का निर्धारण करना ( Determing the Tables) - तालिकाओं का निर्धारण करना सर्वाधिक मुक्तिपूर्ण कदम होता है क्योंकि यह तय किया जाता है कि डाटाबेस से क्या परिणाम चाहिए, कौन-सी रिपोर्टें छापनी है, कौन-से फार्म उपयोग होगें आदि।

डाटाबेस की प्ररचना को पहले कागज पर बना लिया जाना चाहिए। तालिकाएँ बनाते समय नीचे दी गयी बातों को ध्यान में रखते हुए सूचनाओं को विभाजित कर लेना चाहिए :

(i) तालिका में दोहरी सूचनाएँ न आने पाये।
(ii) प्रत्येक तालिका में एक विषय पर ही सूचनाएँ रहनी चाहिए।

3. आवश्यकता का क्षेत्र निर्धारित करना ( Determing the Field of Need) - प्रत्येक तालिका के लिए क्षेत्रों की रूपरेखा बनाते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखना चाहिए -

(i) प्रत्येक क्षेत्र तालिका के विषय से प्रत्यक्ष रूप से सम्बद्ध हो।
(ii) व्युत्पन्न अथवा संगणित समंकों को शामिल न किया जाय।
(iii) आवश्यकता की सभी सूचनाएँ शामिल की जाये।
(iv) अपनी आवश्यकता की सूचनाएँ भण्डार करें।
(v) सूचनाओं को इसके सूक्ष्मतम तर्कपूर्ण भागों में भण्डार करें।

4. प्रत्येक रिकॉर्ड में अद्भूत मूल्यों वाले क्षेत्र अथवा क्षेत्रों की पहचान करना (Identifying the Field or Fields with Unique Values in each Record) - पृथक तालिकाओं में भण्डारित सूचनाओं के सम्बन्ध में डाटाबेस में प्रत्येक तालिका में क्षेत्र या क्षेत्रों का समूह हो जो तालिका में प्रत्येक व्यक्तिगत रिकॉर्ड को अद्भुत रूप से पहचानता हो।

5. तालिकाओं के मध्य सम्बन्धों का निर्धारण करना ( Determining the Relationships between Hables ) - तालिका में वितरित सूचनाओं एवं पहचाने गये प्राथमिक क्षेत्रों के सम्बन्ध में तालिकाओं के बीच सम्बन्ध स्थापित करने की आवश्यकता होती है। सम्बन्ध को तालिकाओं में सामान्य क्षेत्रों के आधार पर तय किया जा सकता है।

6. प्ररचना को सुधारना (Refining the Design ) - तालिकओं की प्ररचना के पश्चात् प्ररचना का अध्ययन करके कमियों को दूर किया जाता है। इस चरण में डाटाबेस में सुधार किया जा सकता है।

7. समंकों को प्रविष्ट करना, तथा अन्य डाटाबेस वस्तुओं का सृजन करना (Entering Data and Creating other Database Objects) - इस बात से सन्तुष्ट हो जाने पर कि तालिकाएँ संरचना प्ररचना सिद्धान्तों को पूरा कर रही है तो आगे बढ़ा जाता है तथा विद्यमान समंकों को तालिकाओं से जोड़ा जाता है। इस चरण प्रश्नावलियाँ फार्म, रिपोर्ट, आदि सृजित किए जा सकते है।

2. अंक तालिका
(Marks Table)

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